管理組合の組織では、「総会」が最高意思決定機関として位置付けられ、その重要性から、招集、開催、決議におけるルールがさまざまな規定で定められています。総会を円滑に開催するため、また有効な決議をするためには、相応の知識と手順を理解することが必要です。ここでは管理組合における最重要イベント、「総会」についてご紹介します。
理事長は、通常総会（定期総会）を毎年１回定期に招集しなければなりません。
総会の招集については、区分所有法では、総会を開く日の少なくとも１週間前までに、会議の目的たる事項を示して、各区分所有者に発しなければならないと規定しており、この期間は規約で伸縮することができるとされています。標準管理規約では、通知を受けた組合員が総会の目的事項を事前に熟慮するとともに、総会出席のための日程調整の便宜を図るため、招集通知期間を伸長して２週間前としています。
総会通知のあて先は、居住している組合員に対してはその住居に、非居住の場合はあらかじめ届出られた送付先に発します。
総会では、原則としてあらかじめ通知した事項（会議の目的）についてのみ決議できます。
組合員は総会に出席するか否かあらかじめ通知された議題を見て決意することから、この議題と関連性のない事項を総会で決議してしまうのはこの組合員の予想に反し、その保護に欠けるからです。
また、次に掲げる事項の場合には、その議案の要領（具体的内容）をも併せて通知しなければなりません。
議案の要領をも通知しなければならない事項
1．敷地（土地）及び共用部分等の変更（その形状又は効用の著しい変更を伴わないものを除く。）
2．規約の設定、変更又は廃止
3．建物の大規模滅失の場合における共用部分の復旧
4．建替えに関する事項
総会の議長は、標準管理規約では理事長が務めると規定されています。
議決権については、区分所有法では規約に別段の定めが無い限り共用部分の持分の割合によると規定されていますが、標準管理規約コメントでは共用部分の共有持分割合を基礎として賛否を算定しやすい数字に直した割合によることが適当であるとされ、専有面積に大きな差異がない場合は１住戸１議決権とすることも可能としています。
１住戸に２以上の区分所有者が存在する場合は、併せて１の区分所有者とし、その議決権を行使する区分所有者をあらかじめ総会までに届け出なければなりません。
総会の招集通知及び議案書を組合員に送付した後に、特定の議案について上程を取下げることはできるでしょうか。
標準管理規約では総会提出議案を理事会の決議事項としていますので、議案の取下げについても同様に理事会決議が必要と考えられます。総会の会日の前日までに各組合員に到達するように理事会決議に基づく当該議案の取下げの通知を発することにより、取下げることができると考えられます。
また、理事会の決議を経たうえで、議長が総会に出席した組合員の賛同を得て、審議・採決を行わないとすることはできると考えられます。ただし、この場合に、議決権行使書の賛成票のみで議決要件を満たしているときは取下げできません。
理事長は、総会開催にあたり、組合員の特定についてどの程度調査する必要があるでしょうか。
標準管理規約によると「新たに組合員の資格を取得し又は喪失した者は、直ちにその旨を書面により管理組合に届け出なければならない。」とあり、理事長はこの届出に基づき、その者を組合員と判断して差し支えないと考えます。名義変更等に関する届出義務は組合員にありますので、理事長が積極的に登記簿との照合まで行う義務はありません。
ある議案について、理事会では総会上程が決議されたが理事長個人としてはその議案に納得していない場合、議長一任とされている委任状の議決権を理事長が反対票として行使することはできるでしょうか。
通常、理事会は、総会の賛成を得ようという趣旨で議案上程を行います。組合員は、理事長もその議案に賛成しているという前提で理事長（議長）あてに委任状を提出しているものと一般的に解されますので、理事長（議長）あての委任状を反対票に行使することは認められないと考えるべきでしょう。
総会の開催に関する業務は、管理組合役員に初めて就任された方にとっては、何かと負担になることと思われます。弊社では、管理会社としてできる限りのサポートをいたしますので、ご不明な点は早めに弊社の担当者までご相談ください。