住友不動産建物サービスの管理組合サポート業務

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管理組合サポート業務

本来、管理組合様が運営・執行すべき多大かつ複雑な業務を、マンション管理と建物について熟知した当社の現場スタッフ並びにフロントがタッグを組んで実行・サポートいたします。具体的には理事会や総会の運営支援をはじめ、管理費や修繕積立金の収納、公共料金・業者への支払い等の出納業務、予算案・決算案の作成、長期修繕計画の立案など、管理組合運営における重要な業務をあらゆる面から支えます。

管理組合サポート業務

知識と経験を生かして運営をサポート 理事会・総会支援

マンション管理において理事会・総会の運営は非常に重要なポイントです。多数の住人の方々と円滑に意思を疎通し、良好な住環境を実現していくために、個々のマンションの状況やニーズに応じたきめ細かな支援を行っていきます。

1理事会・総会の運営サポート

業務総会開催時の会場手配や招集手続き等の代行、総会・理事会で使用する各種資料の作成、関係各所との交渉・渉外など、管理組合運営に必要なサポートを全面的にバックアップいたします。

理事会・総会の運営サポート 理事会 日々発生する諸問題を検討する 総会 理事会で上がった事案を決議 執行 開催の準備、懸案事項の確認、業者との打ち合わせ、ポイントの整理、
議事録の作成、組合員への報告など、必要な多くの業務をサポートします。

2専門知識・事例等の情報提供

管理組合様がかかえる悩み・トラブルなどを解決するため、法令・会計などに関する専門知識や、ほかの管理組合様での解決事例等の情報をご提供いたします。

3長期修繕計画のサポート

皆様の大切な財産であるマンションを最良な状態に保ち続けるため、当社では管理委託契約内において、マンションのカルテである「長期修繕計画」を概ね5年ごとに提案いたします。マンションの状態をつねに把握し、早めの処置や対応を行うことが劣化の進行を抑えるために重要となります。

4積極的な提案

管理のプロとして、より良い管理を行うための積極的なご提案や、ご要望に応じて良好なコミュニティ形成のためのイベント企画などをご提案いたします。

ご提案事例

  • 規約や使用細則の整備、見直しのご提案

    規約や使用細則の整備、
    見直しのご提案

  • 修繕積立金の運用及び保管に関するご提案

    修繕積立金の運用及び保管に
    関するご提案

  • 専有部分の設備一括交換のご提案

    専有部分の設備一括交換の
    ご提案

  • イベント(夏祭り等)開催のご提案

    イベント(夏祭り等)開催の
    ご提案

  • 消防訓練や救急救命 セミナー開催のご提案

    消防訓練や救急救命
    セミナー開催のご提案

各種の管理の状況を月ごとにご提出 月次管理業務報告書

設備保守点検の実施状況、駐車場等の契約状況、居住者の変更状況、管理費等の未収入金督促状況など、管理の実施状況や管理組合活動の進捗を、毎月「月次管理業務報告書」として理事長様に詳細にご報告いたします。

  • 月次管理業務報告書(サンプル)

    月次管理業務報告書(サンプル)
  • 未収入金督促報告書(サンプル)

    未収入金督促報告書(サンプル)

管理組合のお金の出入りを明確に管理 会計システム

マンションの維持管理には、収支項目を把握し、収入と支出のバランスを考えて計画的な資産運用を行うことが大切です。しかし、預金、借入や積立の状況をつねに正確に把握するには大変な労力がかかります。当社では独自に開発した会計システムを活用し、迅速・正確な会計処理を実現。処理結果にさらなるチェックをかけた上で、「月次決算報告書」並びに「年次決算報告書」を作成し、管理費・修繕積立金などの収支状況や運用状況を適時に管理組合様へご報告いたします。また月々の管理費や修繕積立金の収納(口座引き落とし)、保管口座への移し替え、公共料金や保守点検費用等の諸経費のお支払いなど、管理組合運営上必要なあらゆる収納業務をお受けいたします。

  • 収支報告書

    収支報告書
  • 貸借対照表

    貸借対照表
  • 財産目録

    財産目録
  • 収支明細書

    収支明細書

未収入金の対策についても確実に対応 督促業務

多くの管理組合様の悩みでもある未収入金対策について、下図のようにシステム化された督促フローにより、滞納発生初期から確実に対応いたします。また、管理費等滞納者リスト及び督促状況結果表を毎月作成し、進捗状況をご報告いたします。回収が困難な案件につきましても、弁護士の紹介等、専門部署が全面的にサポートいたします。

1ヵ月目 自動振替がなされない方へ未納通知ハガキを発送
2ヵ月目 督促状の送付及び電話による督促
3ヵ月目 督促状の送付及び電話による督促
内容証明郵便の発送※
駐車場等の使用契約の解約予告※
法的措置に移行する可能性について本人に説明※
4・5ヵ月目 督促状の送付及び電話による督促
自宅訪問による督促(当該マンション居住者の場合)
駐車場等使用契約の解約実行※
6ヵ月目 督促状の送付及び電話による督促
内容証明郵便の発送※
6ヵ月超過 以降は督促状を継続送付し、訴訟への移行等、状況に応じて対応のご提案をいたします。

※ ※印のついた項目は管理組合様と協議の上で実施させていただきます。 ※督促の記録は管理組合様へ書面でご報告いたします。